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Paso a paso hacia la oficina del futuro

  • Estrategias

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El lugar de trabajo está cambiando, y cada vez más empresas permiten que los trabajadores tengan un horario flexible y disfruten de una combinación de trabajo desde casa y en la oficina con terminales compartidos. ¿Cuáles son las implicaciones para tu negocio?

Las oficinas de todo el mundo están siendo objeto de una revolución. Como señala un artículo de Think Progress, el entorno laboral se está transformando en un espacio de colaboración en el que nadie tiene un espacio fijo, los ordenadores no están vinculados a un solo usuario, y las salas de juntas son virtuales.

Las empresas que están adoptando el trabajo flexible esperan que los empleados trabajen de forma remota, en lugar de estar presentes en la oficina con un horario fijo. Se calcula que este año la mitad de las empresas adoptará el trabajo flexible para permitir a los empleados trabajar en sus hogares o en una oficina. Puesto que hay menos empleados que necesiten un escritorio, las empresas pueden reducir el espacio de sus oficinas, permitiendo que las pequeñas empresas puedan reducir los costes pagando solo un espacio de oficina cuando lo necesiten.

El diseño de estos espacios también cambiará. En lugar de oficinas con mamparas que distan mucho de fomentar la productividad, las organizaciones pueden utilizar un espacio de trabajo compartido o abrir las zonas cerradas para que el entorno sea más propenso a la colaboración. Algunas oficinas preferirán incluir mesas configurables que los empleados puedan mover en función de que necesiten trabajar en grupo o de forma individual.

Si las empresas toman nota de un estudio que reveló que los edificios con mejor ventilación y características ‘ecológicas’ mejoraban la capacidad cognitiva de los trabajadores, en el diseño de la oficina del futuro se podrían incluir sistemas sofisticados de calefacción y ventilación. Unos sensores supervisarán la temperatura, los niveles de dióxido de carbono y humedad, y la iluminación, para asegurar un confort óptimo. Se utilizarán asimismo balizas para registrar la presencia de los empleados a efectos de seguridad, indicando el momento en el que cada empleado entra en la oficina y en el que sale.

Pese a la creciente movilidad de los empleados, no es muy probable que todos los portátiles y sistemas de sobremesa se sustituyan por tablets y smartphones. Lo que sí cambiará es cómo se utiliza el hardware estándar. Los escritorios dispondrán de ordenadores a los que los empleados sencillamente se conectarán desde otro ordenador, móvil o tableta en cualquier lugar y ver su contenido. En las salas de reuniones, las mesas y sillas se sustituirán por grandes pantallas, mediante las cuales los empleados colaborarán en remoto. Si los empleados necesitan realizar una presentación, pueden mostrar el contenido desde su dispositivo conectado, sea un móvil, un tablet o un ordenador. Puesto que todo se almacena en una sola cuenta, no es necesario transportar equipos voluminosos. El diseño de los dispositivos también está cambiando para adaptarse a la portabilidad y la flexibilidad.

El software es el área que posiblemente experimentará el mayor cambio en la oficina del futuro. A medida que las plantillas se reparten por todo el mundo, necesitarán mantenerse en contacto y trabajar como si estuvieran físicamente uno al lado del otro mediante un escritorio virtual. Los archivos y carpetas se encontrarán en unidades compartidas a las que se podrá acceder desde cualquier lugar, y las herramientas de colaboración permitirán mantener la comunicación las 24 horas del día, 7 días a la semana, de modo que los compañeros y los equipos puedan estar en contacto, compartir recursos e ideas y vivir una jornada laboral más productiva.

También se acabarán los problemas de gestión de TIC y la llamada shadow IT, ya que todos los equipos se tratarán por igual y los usuarios no podrán instalar aplicaciones no autorizadas en los ordenadores comunitarios.