5 pasos para desplegar una oficina virtual este verano

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Tanto si es verano como invierno, las pymes no pueden dejar sin servicio a sus clientes. Pero con la llegada de la época estival, los pequeños y medianos empresarios se enfrentan a una serie de variables, incluidos los horarios intensivos y las vacaciones, que terminan afectando al correcto funcionamiento de la empresa y al rendimiento de sus empleados, con un posible descenso de la rentabilidad o la posible pérdida de clientes.

Para paliar esta situación, existen soluciones que permiten impulsar la movilidad de los recursos humanos de una empresa y llevar todo el material de trabajo allá donde vayan los trabajadores en cualquier dispositivo capaz de conectarse a Internet, dando un salto de la oficina física a la oficina virtual alojada en la nube. netelip ha elaborado un listado con cinco claves decisivas para guiar a las empresas a fomentar este cambio positivo:

Optar por una centralita virtual

Una centralita virtual es una herramienta eficaz para estar siempre localizable para los clientes y ofrecerles la mejor atención. A diferencia de las centralitas habituales, esta versión virtual no necesita de grandes desembolsos en infraestructuras y mantenimiento, ya que está alojada en la nube, y ofrece las mismas posibilidades a un coste menor. Además, dará a la empresa una imagen mucho más profesional, gracias a las funcionalidades que pueden manejarse a través de ella: recepcionista las 24 horas, opciones de marcado, locuciones de bienvenida, música en espera, videoconferencias, etc.

Trabajar a través de la oficina virtual

Este tipo de sistemas alojados en la nube no sólo permite disponer de los archivos, datos y demás documentos de trabajo en todo momento, sino modificarlos, actualizarlos o compartirlos con el equipo de forma inmediata para que el trabajo en común fluya a velocidad crucero, aunque no se esté físicamente juntos. Por eso resulta crucial trabajar a través de una oficina virtual, un servicio con el que se puede gestionar y compartir de forma segura todos los ficheros siempre que haya conexión a internet.

Pocos dispositivos

Todavía hay quien lleva en sus bolsillos un teléfono de empresa que le acompaña junto al personal para atender los asuntos de negocios. o compañías que invierten grandes sumas en servidores, PC de sobremesa y portátiles que no siempre se amortizan. Sin embargo, el número de dispositivos de una empresa se podría reducir sustancialmente con soluciones cloud, que permiten optar por servicios de almacenamiento en la nube, planes de llamadas de bajo coste y varias numeraciones telefónicas aunadas en un mismo dispositivo telefónico, entre otras ventajas.

Números virtuales con numeración internacional

En destino nacional o internacional, los empresarios, profesionales y directivos suelen necesitar conectarse en algún momento del periodo vacacional. Por otra parte, no son pocas las pymes y micropymes que extienden su negocio a países extranjeros, motivos más que razonables para adquirir números virtuales con numeración internacional. De esta manera, se consigue estar disponibles para los clientes y proveedores que tienen fuera de las fronteras españolas, y les ofrecen una mayor cercanía a bajo coste.

Pago por uso

El desembolso que muchas empresas tienen que realizar para cubrir los ‘por si acaso’ del verano no suelen ser muy elevados a nivel individual, pero la suma de todos ellos termina convirtiéndose en un gasto importante que, en la mayoría de las ocasiones, no se amortiza. Sin embargo, si se trabaja en la nube solo se paga por el espacio de almacenamiento virtual que se utiliza y los servicios a los que se accede de forma rápida y sencilla, sin intermediarios que demoren su activación.

 “Trabajar desde la nube ofrece interesantes posibilidades a los pequeños y medianos empresarios, y les va a generar una mayor tranquilidad sabiendo que pueden irse de vacaciones a la vez que controlar los movimientos de su compañía desde cualquier punto conectado a internet”, apunta Mili Pérez, CMO de netelip.