6 pasos para montar una nueva oficina para tu pyme

¿Estás en las etapas iniciales de la creación de una nueva oficina para tu pequeña o mediana empresa? Si es así, tu personal de TI tiene ante sí una gran cantidad de tareas y responsabilidades, que van desde la reubicación de los miembros de su equipo, a la evaluación de la nueva configuración, para llevar a cabo un análisis en profundidad de las necesidades tecnológicas y de infraestructura que deben abordarse. Sin embargo, la apertura de una nueva oficina también ofrece una oportunidad para probar nuevos enfoques de TI. Lee Polevoi ofrece en un artículo publicado en The Pulse of IT seis consideraciones clave a la hora de establecer una nueva oficina:

Evalúa los equipos existentes para posibles actualizaciones o sustituciones. La apertura de una nueva ubicación es la ocasión perfecta para evaluar la calidad de la infraestructura existente. Es probable que parte de tu tecnología actual ya no sea apropiada para su reubicación. Si es así, devuelve cualquier equipo arrendado y vende, recicla o almacena dispositivos que requieran reparaciones.

Lleva a cabo una evaluación del nuevo emplazamiento desde la perspectiva de TI. El objetivo es determinar si la nueva área de trabajo se ajusta a tus requisitos mínimos del servidor (a nivel de espacio adecuado, refrigeración, electricidad y seguridad), y localizar el mejor sitio para ubicar las estaciones de trabajo de los empleados, los puntos de cableado de red, escáneres, impresoras, routers y demás equipamiento.

Determina las necesidades de tecnología de la oficina. Como parte de su plan integral, detalla los requisitos técnicos y de conectividad de la nueva oficina, incluyendo velocidad, latencia, cableado y tiempo de actividad. Debes preguntarte: ¿Qué asignación de espacio físico será necesaria para los recursos centrales, como la energía, refrigeración y otras preocupaciones ambientales? ¿Qué pasa con los requisitos técnicos de las salas de reuniones, como las videoconferencias y presentaciones?

Asegúrate que los datos están protegidos. Con todas las complejidades que conlleva la apertura de una nueva oficina, la potencial pérdida de datos de negocio es una posibilidad real. Debe haber numerosas copias de seguridad de todos los sistemas de datos (incluyendo servidores y firewalls) almacenados en un lugar seguro. Toma todas las medidas posibles para asegurar que tu negocio puede tener acceso a datos clave en cualquier momento.

Garantiza un trasporte correcto. Asegúrate de que el equipo está correctamente empaquetado y que los cables de conexión y los datos se guardan con precisión para una fácil colocación y despliegue en la nueva ubicación. Una vez que la nueva oficina está lista para su apertura, realiza una prueba a fondo para asegurar que el cableado, el equipamiento y los teléfonos son seguros y están configurados correctamente.

Asegúrate que los empleados se sienten conectados. Considera el despliegue de nuevas herramientas de colaboración diseñadas específicamente para conectar a los empleados que trabajan desde casa, de forma remota, o la oficina. La comunicación es la columna vertebral de un buen negocio, así que asegúrate de no descuidar este aspecto de la creación de una nueva oficina.

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