Pon a prueba tus sistemas de TI antes de las vacaciones

Cuando algo del sistema informático falla, lo más probable es que todo sea un caos. Las empresas tienen que tener un plan de contingencia cuando esto ocurre para tratar de recuperarse lo antes posible, y antes de irnos de vacaciones es el momento para comprobar que es efectivo. Para ello es necesario realizar una serie de pruebas, donde determinemos si las medidas que hemos tomado son o no suficientes para responder ante un posible incidente. Estos son, según un artículo de Sage, los sistemas de TI que hay que comprobar:

Copias de seguridad

Lo ideal es hacer una copia de seguridad completa antes de irse de vacaciones, de manera que, si al regresar algo no funciona, tenemos los datos a salvo y la posibilidad de dejarlo todo como listo antes de volver a iniciar la actividad. También para revisar el esquema de copias y pensar si es o no el más seguro para nuestra organización, planteando no solo el borrado accidental, sino también la necesidad de recuperar un documento de hace un mes o un incidente de ransomware. Y para las empresas más pequeñas es un buen momento de preguntarse si la copia que tienen en marcha funciona o no, ya que muchas puede que nunca hayan llegado a utilizarla.

Tan importante como hacer la copia es el tiempo que se tarda en restaurar los archivos. La copia se realiza por la noche y no tiene importancia si tarda un poco más o menos. Pero la restauración se hará en un momento de estrés, con la empresa parada. Menos tiempo en recuperar datos impacta de forma notable en la continuidad del negocio. Por último, es un buen momento para revisar si se están copiando de verdad los datos críticos o falta algo clave.

Actualizaciones de equipos

En muchas empresas, en el momento de mayor carga de trabajo se pueden aplazar las actualizaciones de los sistemas informáticos, por lo que ahora es el momento adecuado para hacer un repaso y poner los equipos, tanto puestos de trabajo como servidores, al día. Además, viene bien medir el rendimiento de los diferentes equipos, optimizarlo y, en caso de detectar que alguno ya está obsoleto, planificar su cambio.

Analizar el uso de sistemas críticos

Normalmente, nos centramos en el uso de aplicaciones críticas de negocio, como puede ser nuestro sistema de facturación, el CRM o nuestro ERP,y dejamos otros en el aire que también son básicos para nuestro día a día, como puede ser el correo electrónico o el certificado de firma electrónica.

En el caso del correo también debemos tener copia de seguridad o un mecanismo para restablecerlo en caso de problema. Contactos, agenda y mensajes son críticos para cualquier puesto de trabajo y tenemos que tener claro qué ocurre si mañana falla nuestro ordenador y cómo podemos recuperar estos datos. Lo mismo podríamos decir de los certificados electrónicos, ya sea el nuestro, el de la empresa o diferentes sociedades para los que se realizan trámites.

Cambio de credenciales

Tener una buena política de renovación de contraseñas es algo imprescindible, pero en las pymes es habitual que pase mucho más tiempo del que debería sin cambiarlas. Por eso en verano, antes de marcharnos de vacaciones, es un buen momento para hacerlo. Es necesario tener un control para que, cuando volvamos, todo el mundo sepa cuál es su nueva contraseña, ya que si no va a ser un caos.

Limpieza y ordenación del sistema de archivos

En muchas empresas toda la organización documental se reduce a guardar los archivos en una carpeta común. Pero al cabo del tiempo nadie sabe qué hay en dicha carpeta y si los documentos son válidos o no, lo que hace perder muchas horas buscando datos a lo largo del año. En verano es un buen momento para revisar si toda esta documentación sigue vigente o no. Ordenar, eliminar o mover las carpetas anticuadas u obsoletas a otra ubicación de forma temporal va a suponer que agilicemos de forma notable el día a día en la empresa.

Revisar las conexiones remotas

Al igual que ocurre con la organización documental, en muchos casos se van concediendo accesos remotos a diferentes empleados o incluso a empresas con las que se colabora en determinados proyectos. El verano es el momento de controlar si se deben mantener dichos accesos o podemos revocarlos.

Lo mismo ocurre si trabajamos en la nube. Hay que revisar qué usuarios tenemos creados, pero también con qué privilegios. Muchas veces solo se concede acceso a determinadas áreas, en un momento puntual se puede necesitar ampliar y se modifica, pero pasada esa necesidad, no se ha vuelto atrás y dicho usuario sigue pudiendo acceder a toda la información.

Revisar el funcionamiento de los SAI

Por último, una cuestión importante son las unidades UPS o SAI que facilitan que los equipos informáticos sigan en marcha a pesar de sufrir un corte eléctrico. Es importante realizar test de esfuerzo, verificar cuánto nos dura la batería y ver si alguno de ellos ya se ha quedado obsoleto o tiene un mal comportamiento. En verano, cuando la carga de trabajo es menor, es el momento adecuado para realizar toda una serie de comprobaciones que nos permitan trabajar de forma solvente durante el resto del año.