Nueve maneras en las que un escáner de documentos puede transformar tu oficina

Demasiadas organizaciones todavía confían en herramientas heredadas y procesos manuales para mantener registros y archivos. Esto significa dedicar demasiado tiempo barajando papeles, y no suficiente tiempo a hacer el trabajo que importa.  Elegir el escáner adecuado que ofrezca compatibilidad con los sistemas existentes puede agilizar las operaciones y transformar la forma en que trabaja tu oficina u organización.

Los escáneres documentales son una pieza de equipamiento importante en la oficina moderna, y proporcionan una gran variedad de beneficios para el negocio. Desde la sostenibilidad al cumplimiento, Epson señala nueve maneras en las que un escáner documental puede mejorar tu flujo de trabajo:

1. Optimizar las operaciones. Los escáneres documentales mejoran la eficiencia al reducir el tiempo dedicado a gestionar, organizar y almacenar los documentos impresos.

2. Mantener los registros actualizados y accesibles. Escanear los documentos a un sistema de gestión te ayuda a organizar, acceder y actualizar registros con facilidad. En contraste con los documentos en papel que solo pueden ser visualizados en una única localización, los documentos escaneados pueden ser gestionados y manejados en múltiples localizaciones por múltiples individuos.

3. Mejorar la eficiencia. Los escáneres documentales digitalizan registros, haciéndo fácil y rápido encontrar la información que necesitas para atender mejor a los clientes.

4. Reducir el riesgo de error o pérdida. Cada vez que se realiza una entrada manual mediante un documento impreso, surge la posibilidad de que se produzca un error humano. Los escáneres documentales pueden ayudar a eliminar algunos de los errores que pueden producirse, al reducir los pasos y salvaguardar la integridad de tu información.

5. Liberar espacio físico. Los archivadores y los sistemas de almacenamiento de documentos impresos ocupan demasiado espacio, creando en la empresa la necesidad de aumentar su superficie, así como los gastos que ello conlleva. Los escáneres documentales permiten digitalizar los registros, que ocupan mucho menos espacio mientras almacenan la información crítica en ordenadores, discos duros y redes locales.

6. Aumentar la seguridad. Los documentos a menudo contienen información sensible o importante. Escanear los documentos puede ayudar a incrementar la seguridad de los clientes o empleados al facilitar un mejor control del acceso a los documentos electrónicos. La digitalización de documentos reduce el riego de que los documentos físicos se pierdan o sean robados, mientras que las medidas de seguridad de nivel empresarial pueden ayudar a proporcionar una seguridad consistente para los datos o documentos almacenados en ordenadores, discos duros y redes locales.

7. Cumplir con las normas de cumplimiento. Los sistemas de gestión documental usan herramientas de cifrado, autenticación y control de acceso para ayudar a mejora la confidencialidad de los datos. Esto permite cumplir más fácilmente con los requerimientos impuestos por normas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPPA), y otras.

8. Integrar con otras herramientas. Los escáneres de Epson tienen más de 100 certificaciones de software, que permite integrarlos con virtualmente cualquier sistema de software, incluyendo software de registros médicos electrónicos (EMR) y software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

9. Obtener tranquilidad. Epson es una marca con un largo historial de calidad y confiabilidad. Los planes de extensión de garantía proporcionan tranquilidad adicional cuando se trata de servicio y cobertura del equipo.

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