La firma electrónica como acelerador de la transformación empresarial

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La pandemia, junto con las restricciones de movilidad y el trabajo remoto, han acelerado de forma repentina la demanda de firma electrónica en las organizaciones. Sin embargo, para un 83% de las medianas empresas la experiencia de uso es no satisfactoria y para otro 80% la integración de las soluciones es difícil.

Aunque un elevado porcentaje de medianas empresas ya utilizaban firma electrónica en España, a lo largo de la crisis sanitaria su presencia se ha disparado: su penetración actual alcanza ya el 83%, y en el corto plazo llegará a ser del 90%, según datos de IDC.

Durante los últimos años, la firma electrónica ha dado respuesta a necesidades puntuales que han ido surgiendo en distintos departamentos. Estos enfoques han permitido dar respuesta a la urgencia de la situación, pero arrastra ineficiencias cuando el uso se produce a escala. Además, una vez resueltas las necesidades inmediatas, se buscan objetivos más ambiciosos de transformación, y es ahí cuando afloran retos que no eran visibles en el contexto inicial: la experiencia de uso no es satisfactoria, las soluciones no se integran con facilidad, y su interoperabilidad es limitada. Estos retos son piedras en el camino de la transformación de la empresa.

Retos para una adopción generalizada

En relación con el uso de la firma electrónica, las empresas han tenido que enfrentar un dilema: extender la solución existente (38%) al resto de la organización, o incorporar nuevas soluciones en función de las necesidades de cada departamento (38%). El reto se encuentra en que estas decisiones no se han tomado de forma estratégica, como parte del plan de digitalización de la organización, sino de forma táctica, respondiendo a la urgencia.

Según IDC, un 83% de las empresas apunta a la falta de usabilidad como un aspecto a mejorar en sus soluciones. La experiencia de uso es fundamental para la adopción de la firma electrónica en la práctica. Si esta no es buena, el usuario abandonará su uso y volverá al papel. En el caso de los empleados, la implantación se ralentiza, y en el caso de los clientes, esto impacta directamente en un menor número de cierres de transacciones y menores tasas de conversión.

Por otra parte, para el 80% de medianas empresas españolas, la integración de su solución de firma es un reto. Gana relevancia la capacidad de integrarse con los sistemas de la empresa, ya que, de este modo, la firma electrónica se convierte en un impulsor de la transformación digital. Esta posibilidad queda truncada si la solución de firma no se integra bien en los procesos de la empresa. Finalmente, la firma electrónica tiene que ser compatible con un mayor número de sistemas, y un 60% de las empresas considera la interoperabilidad como un reto de su solución.

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