El sueño sin papel: La evolución del lugar de trabajo moderno

¿Por qué la continua dependencia del papel? Hay varios factores en juego. Primero, la conveniencia y facilidad de la impresión han crecido con los avances tecnológicos. Segundo, algunas tareas, como revisar contratos o marcar documentos, aún se consideran más fáciles de realizar o legalmente requeridas en papel. Finalmente, está el elemento humano. Muchos profesionales encuentran que leer y anotar en papel es un proceso más natural y eficiente. En consecuencia, solo el 11% de las organizaciones encuestadas en el estudio de 2024 de Quocirca, The Future of Document Capture, 2024, informaron que su negocio era verdaderamente sin papel. Las principales razones para la continua dependencia del papel son que los clientes continúan enviando documentos en papel (36%), los requisitos legales (30%) y la necesidad de firmas físicas (29%). Cabe destacar que la resistencia cultural es el factor principal entre las organizaciones francesas (32%).

A pesar de esta dependencia del papel, el cambio hacia la oficina "con menos papel" continúa acelerándose, con un 75% acelerando sus planes para digitalizar procesos basados en papel. En general, a medida que los planes de digitalización se aceleran, las empresas esperan una disminución promedio del volumen de impresión de alrededor del 3%. Cabe destacar que las pequeñas y medianas empresas (250-499 empleados) predicen una caída mayor del 6% en los volúmenes de impresión durante el próximo año. 

Las organizaciones esperan que sus volúmenes de escaneo aumenten en un 6% en promedio, aumentando al 7.4% en MFPs y disminuyendo al 4% en escáneres de oficina dedicados. El escaneo en MFPs está viendo un impulso: el 75% de las organizaciones están fomentando el uso del escaneo en MFPs, y el 69% están aumentando su inversión en soluciones de captura de documentos en la nube. Los escáneres de oficina dedicados parecen estar viendo que cada vez más de su carga de trabajo se lleva a cabo en MFPs.

Mientras tanto, el auge de la inteligencia artificial (IA) está impulsando la adopción creciente del procesamiento inteligente de documentos (IDP). Las soluciones de IDP no solo escanean documentos, sino que también extraen información de ellos utilizando IA y aprendizaje automático (ML, machine learning) para automatizar tareas de procesamiento de documentos. El IDP también puede reconocer texto utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), clasificar documentos y extraer información clave que puede ingresarse en procesos digitales adicionales, todo sin intervención humana.En general, el 62% de los encuestados en el estudio Document Capture de Quocirca espera aumentar su gasto en IDP, aumentando al 69% entre las grandes organizaciones.

La sostenibilidad es el objetivo más comúnmente citado de la digitalización del papel, con el 74% de los encuestados en el estudio Document Capture de Quocirca situándolo en la cima de sus resultados empresariales requeridos para sus iniciativas de digitalización. Sin embargo, según la última investigación de Quocirca, mientras que el 66% de las organizaciones del Reino Unido monitorean formalmente la huella de carbono de su entorno de TI, esto se reduce al 57% que monitorea la huella de carbono de su entorno de impresión. El 79% de las organizaciones dicen que quieren que su proveedor ayude a medir el impacto ambiental de su infraestructura de impresión. Esto es una imperativa creciente ya que, en nuestro estudio de 2024, la falta de datos ambientales fue citada por el 27% de las organizaciones como una barrera para medir, monitorear y gestionar sus propias iniciativas de sostenibilidad.

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