Consejos para gestionar la transición a nuevas herramientas corporativas

La transición no solo implica un cambio técnico, sino también una transformación en la cultura organizacional. Por ello, Deiser emite algunos consejos clave para gestionar este proceso de manera exitosa. Independientemente del sector, toda empresa se encuentra con dificultades al implementar nuevas tecnologías, un proceso que, si no se gestiona adecuadamente, puede generar resistencia entre los empleados, disminución temporal de la productividad y altos costos. De hecho, según el informe Digitalización de la empresa española, elaborado por UGT, el 72% de las compañías en España presentan un perfil digital bajo o muy bajo, una proporción muy superior a la de las compañías portuguesas (65%), alemanas (62%) o suecas (41%). 

La rápida evolución tecnológica y las demandas de un entorno laboral cada vez más digitalizado, ha provocado que las empresas se vean en la necesidad de actualizar sus herramientas y plataformas de trabajo. Desde sistemas de gestión de proyectos, hasta plataformas de comunicación interna y software especializado, las organizaciones están apostando por la innovación para mejorar la productividad y mantenerse competitivas. Sin embargo, la transición a estas nuevas herramientas requiere una planificación cuidadosa y estrategias de adaptación. Deiser presenta cinco claves para gestionar este proceso de manera exitosa.

Evaluar las necesidades de la empresa: antes de implementar una nueva herramienta, es fundamental identificar qué necesidades específicas busca cubrir. Realizar una evaluación previa permite determinar si realmente se requiere una nueva herramienta o si puede optimizarse alguna de las ya existentes. Asimismo, este paso asegura que la inversión en tecnología esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.
Involucrar a los trabajadores en el proceso de selección: uno de los errores más comunes en la adopción de nuevas herramientas es no considerar las opiniones de quienes las utilizarán día a día. Incluir a los empleados en el proceso de selección puede facilitar la aceptación de la herramienta. Al hacerlos partícipes desde el principio, se fomenta un sentido de pertenencia y compromiso con el cambio.
Comunicar los beneficios: la comunicación es clave en cualquier proceso de cambio. Los empleados necesitan entender el “por qué” detrás de la implementación de nuevas herramientas. Una comunicación clara y transparente ayuda a reducir la resistencia y promueve una adopción más fluida.
Planificar una fase de capacitación: el aprendizaje de una nueva herramienta puede ser una barrera si no se ofrece una capacitación adecuada. Organizar sesiones de formación ayuda a que los trabajadores se familiaricen con la herramienta y desarrollen confianza en su uso. Además, es recomendable adaptar la capacitación según el nivel de conocimiento de los empleados y ofrecer distintos formatos, como videos tutoriales, guías de usuario y talleres prácticos.
Monitorizar el proceso de adopción: para saber si la implementación está siendo exitosa, es crucial realizar un seguimiento de cómo los empleados utilizan la nueva herramienta y detectar posibles áreas de mejora. Algunos indicadores útiles incluyen el nivel de uso, la satisfacción de los trabajadores y la productividad general. Realizar encuestas periódicas o reuniones de feedback puede aportar información valiosa para hacer ajustes en la transición.

La transición a nuevas herramientas corporativas es un proceso complejo que requiere planificación, comunicación y apoyo continuo. Las empresas que logran gestionar este cambio de forma efectiva suelen experimentar un incremento en la productividad y la satisfacción de sus empleados. Planificar una estructura de integración puede ayudar a que las organizaciones faciliten la adopción tecnológica y crear un entorno laboral adaptable e innovador.