10 formas de hacer el trabajo en remoto no tan remoto

El trabajo en remoto crece año tras año, a medida que las compañías buscan maneras de disminuir los costes y proporcionar una mejor experiencia a sus empleados. Tanto si tu equipo trabaja en casa debido a un horario flexible o se encuentra en distintas zonas horarias, los trabajadores de hoy en día están cada vez más dispersos geográficamente. Liz Alton explica en una entrega publicada en The Pulse of TI cómo promover la colaboración y garantizar que el trabajo en remoto no es tan remoto aplicando 10 medidas:

1. Adopta dispositivos móviles. Invertir en el hardware adecuado es un componente clave en la gestión de equipos virtuales. Los trabajadores remotos funcionan mejor cuando tienen acceso a ordenadores portátiles, smartphones y tablets. La movilidad es un valor fundamental en la cultura del trabajo a distancia, y equipar al personal con el hardware adecuado le permite centrarse en la colaboración y en la creación de valor.

2. Invierte en software de colaboración. El software de comunicaciones unificadas permite a una empresa crear un entorno de colaboración virtualizado seguro y transparente.

3. Utiliza funciones de personalización. Los equipos necesitan un mayor grado de personalización en sus aplicaciones, incluyendo la posibilidad de subir fotografías del equipo, facilitar el acceso a breves biografías, y mostrar quién está en línea, lo que ayudar a construir relaciones y que los trabajadores sientan que son parte de un equipo más grande.

4. Invierte en aplicaciones cloud. Al invertir estratégicamente en aplicaciones basadas en la nube, permites a los equipos acceder a la información que necesitan, dondequiera que se encuentren. La falta de acceso a los datos no inhibirá la colaboración.

5. Incorpora aplicaciones de intercambio de archivos. La capacidad de compartir archivos y trabajar en ellos conjuntamente es una parte importante de la colaboración. Con entornos virtualizados de colaboración, los colegas pueden compartir la misma pantalla, editar documentos juntos, y realizar un seguimiento de todos los cambios en tiempo real. 

6. Comunícate por video chat, mensajería y llamadas de voz. Las herramientas de colaboración permiten mantener reuniones y conversaciones uno-a-uno fácilmente. Los trabajadores remotos pueden tener video chats con varias personas, lo que les permite verse y construir un compromiso más profundo. Los mensajes de texto permiten a los colegas para hacer fácilmente una pregunta.

7. Comparte listas de tareas pendientes. Una simples listas de tareas pendientes ayudan a mantener a los miembros individuales de tu equipo organizado, además de facilitar la gestión proactiva. Los administradores pueden ver lo que un trabajador individual está haciendo, y los equipos tienen una idea de cómo están contribuyendo todos al esfuerzo común, lo que ayuda a identificar nuevas oportunidades de colaboración y contacto.

8. Mejora la transparencia de los proyectos. Las aplicaciones de gestión de proyectos son de gran ayuda para dar visibilidad de los avances de un proyecto. Los equipos remotos pueden ver cómo se completan las tareas, y los administradores pueden descubrir problemas antes de que se conviertan en obstáculos.

9. Capacita a los trabajadores en remoto sobre cómo colaborar. Es importante invertir en formar al equipo sobre cómo mantener su productividad por su cuenta, acerca su misión y los valores de la empresa, y cómo aprovechar al máximo las herramientas de colaboración proporcionadas. Un trabajador a distancia bien entrenado genera mejores resultados. 

10. Renueva tu infraestructura de colaboración. Incorporar herramientas de colaboración sin preparar tu infraestructura para la nueva tecnología puede dar lugar una mala experiencia de usuario provocada por ralentizaciones de la red, interrupciones del servidor, y otros inconvenientes que pueden crear desconfianza en las capacidades del sistema. Si esta desconfianza es generalizada, los empleados pueden hacer caso omiso y evitar el uso de estos elementos de colaboración. Es importante centrarse en la creación de una infraestructura de TI completamente capaz.

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