Consejos para hacer tu empresa más productiva

La productividad mide el desempeño de las empresas a la hora de ofrecer productos y servicios en función de sus recursos disponibles, y tener la aproximación apropiada es esencial para construir un negocio sólido. En otras palabras: a mayor cantidad de producción y menor sobrecarga, más beneficios. Según señalan desde la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME), revisar la forma en que los empresarios y empleados trabajan, qué herramientas utilizan en la gestión de la organización, y qué medidas pueden tomar para crear un entorno adecuado y asegurar una buena gestión del tiempo son elementos esenciales para asegurar una mayor productividad. ¿Qué puedes hacer para conseguirlo? He aquí una serie de consejos:

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Olvídate de las tareas repetitivas

Uno de los mayores desafíos son los trabajos repetitivos, que consumen mucho tiempo y que te distraen a ti y a tus empleados de aquellos que son mucho más importantes para el negocio, como vender los productos y ganar clientes. Un ejemplo son las finanzas, y es que registrar o controlar todas las facturas, gastos o pagos es una tarea en sí misma. Para hacer más fácil tu vida como empresario, necesitas abordar adecuadamente dichas tareas rutinarias para aumentar la productividad. Hay decenas de formas para ahorrar tiempo y ganar en productividad en el corto y medio plazo, como la domiciliación directa de los pagos a proveedores en una cuenta bancaria e incluso el pago directo con tarjeta de empresa.

No quieras ser multitarea 

La multitarea es un mito y no todos podemos ser buenos en todo. De hecho, existen estudios que muestran cómo esta forma de trabajar puede reducir la productividad hasta en un 40%. En negocios pequeños e incluso medianos es muy común que una o varias personas hagan labores de naturaleza muy dispar a lo largo del día, pero puede llegar a convertirse en un riesgo para la productividad si no se aborda debidamente. Centrarse en objetivos específicos es una vía segura para elevar la productividad de tu empresa.

Usa herramientas online

El uso de herramientas online o apps para móvil es otro de los factores clave para impulsar la competitividad de una pyme. Existen en la actualidad en ámbitos tan variados como las finanzas, el control de gastos, las ventas y el marketing o el comercio electrónico, y que son además fácilmente integrables en los sistemas existentes. Siempre puedes volver a las hojas de cálculo, pero entonces te perderás las últimas innovaciones.

Gestiona el correo electrónico 

Aunque el correo electrónico es cada vez más necesario para gestionar correctamente una pequeña y mediana empresa, en multitud de ocasiones no solo incrementa, sino que disminuye tu productividad. Para aliviar la carga, es positivo aplicar la regla del 80/20, consistente en dar prioridad al 20% de los emails para maximizar tu tiempo. También es muy útil fijar horas determinadas del día para revisarlo.

Establece fechas límite

En un mundo en el que los clientes demandan más y los proyectos abiertos son la norma, autoimponerte una fecha límite supone una motivación adicional para trabajar más duro. Esto será todavía más efectivo si informas a tus empleados de los plazos que te has establecido a ti mismo.

Descansa

Los descansos cortos y regulares ayudan a mantener la concentración y prevenir un descenso de la productividad. Incluso una breve pausa de un par de minutos te puede ayudar a centrarte en lo que estás haciendo con muchas más ganas. El periodista norteamericano Tony Schwartz escribió recientemente en un artículo que trabajar en intervalos de 90 minutos con algunas pausas más largas durante el día es una de las claves para maximizar la productividad.

Descubre más opciones para tu empresa

¿Qué competencias digitales se están demandando en la empresa española? Lee en este estudio cómo las organizaciones de nuestro país están adoptando progresivamente una "esencia digital" y qué tipo de capacidades se buscan en sus empleados.

Otra de las preocupaciones de las pymes es optimizar sus recursos y reducir costes. En esta infografía encontrarás cuatro pasos para aminorar los gastos en TI que tiene tu empresa. 

Y si quieres más ideas de cómo tu organización puede sacar el máximo partido a la tecnología para aumentar su productividad, lee el último número de la revista Inspiración para pymes: impulsar la productividad.