Cada trabajador pierde 67 minutos al día buscando documentos

El ahorro de tiempo ya se ha convertido en un concepto al alza valorado por gestores y directivos del empresariado español. Y es que las empresas empiezan a comprender el valor de una estrategia basada en el ahorro económico a través de procesos de gestión documental y que revierten en el ahorro exponencial de tiempo. Es frecuente que existan oficinas llenas de papeles e impresos apilados en estanterías que llevan a los empleados a perder más de una hora diaria en la búsqueda de documentos, esta dinámica evidencia la falta de cultura en materia de digitalización ya que se trata de tiempo perdido que la empresa paga igual que el dedicado a labores productivas. Afortunadamente, en el mercado ya han nacido aplicaciones cloud para la gestión integral y colaborativa de documentos.

Según Aberdeen Group, las organizaciones con sistemas de gestión documental generan un 30% menos de errores y contribuyen a la reducción del 10% en el gasto operacional derivado del procesamiento de sus documentos. La disponibilidad constituye otro elemento clave para ahorrar tiempo, las empresas pueden acceder a sus documentos a cualquier hora del día, se pueden enviar, descargar o subir documentos, personalizarlos o ponerlos a disposición de clientes u otros departamentos en cuestión de segundos. además de la seguridad y la reducción del espacio los cuales suponen un considerable ahorro presupuestario.

Poco a poco la legislación se adapta a estos procesos, la ISO 15489-1:2001 define la gestión documental como “un proceso para controlar de modo eficiente y sistemático la creación, recepción, mantenimiento y utilización y disposición de documentos” estimulando esta necesidad entre autónomos, empresarios y organizaciones de toda índole, un proceso de implementación que también está llegando a las administraciones públicas tales como juzgados, hospitales u otros entes públicos.