Archivar documentos digitalmente impulsa el crecimiento sostenible (y II)

Visite la mayoría de las oficinas y habrá una sala de almacenamiento dedicada para documentos donde se archivan pilas de documentos, algunos de los cuales tienen información confidencial. Las tareas de clasificación a través de los archivos tradicionales son una tarea tediosa y que consume mucho tiempo y, a menudo, es un proceso intensivo en mano de obra que requiere que las personas reserven horas para completar, lo que requiere tiempo que podría usarse centrándose en tareas de mayor valor añadido. Con la innovación que se encuentra en los escáneres actuales, las organizaciones pueden reducir su espacio de almacenamiento alojando un escáner en la esquina de la oficina, hecho posible gracias al diseño compacto e innovador de los escáneres Epson.

Si bien muchas industrias se están transformando digitalmente, el papeleo todavía juega un papel vital en los negocios diarios, ya sea documentación legal y financiera o registros de atención médica, clientes y gobiernos. Dentro del espacio de trabajo, el mayor atractivo de la digitalización para cualquier archivo tradicional es cómo alivia la presión sobre el back-end y el front-end, proporcionando una forma más eficiente de operar y asegurando que las empresas tengan un archivo consolidado al que sea fácil acceder y extraer información.

Conveniencia y sostenibilidad

Archivar digitalmente documentación también ha abierto una nueva vía para que las empresas retengan y obtengan nuevos clientes. Hoy en día, los clientes buscan conveniencia, una forma de abordar los problemas administrativos sobre la marcha, y con la capacidad de escanear documentos desde un teléfono móvil, firmar documentos en aplicaciones como DocuSign y el infinito potencial de almacenamiento de la nube, las empresas que aprovechan la documentación digital no están restringidas por el método tradicional de archivo. El escaneo en la nube no solo hace que archivar y recuperar estos documentos sea más rápido y conveniente, sino que también reduce el impacto ambiental, lo que reduce el envío por correo y la necesidad de papel e impresión adicionales.

A medida que la tecnología continúa su evolución para colocar a los clientes en el centro de las empresas, existe una inmensa necesidad de que las empresas tengan toda la información de sus clientes consolidada. A diferencia del archivado tradicional, donde los documentos se dispersan en varios almacenamientos diferentes, los archivos digitales permiten a las empresas tener una única fuente de información precisa, confiable e inmediatamente accesible. Con la consolidación, las personas de la misma organización pueden acceder a la misma información, lo que a cambio les permitirá brindarles el mismo nivel de servicio a sus clientes, asegurando que el valor del cliente sea consistente a lo largo de todo el viaje.

Quizás uno de los beneficios más pasados por alto del escaneo es que es sostenible. En las organizaciones donde los documentos son de naturaleza confidencial, al compartir digitalmente estos documentos, las organizaciones pueden reducir la necesidad de enviar por correo, lo que significa que existe un menor riesgo de perder información confidencial y, lo que es más importante, una gran reducción en su huella de carbono.

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