Beneficios de la digitalización de la documentación relevante en un negocio

El mundo empresarial está evolucionando hacia un entorno que necesita combinar la documentación en formato digital junto con la física para facilitar su distribución y su conservación. Además, existen normativas nacionales y comunitarias que obligan a las empresas de numerosos sectores a conservar sus documentos, y por tanto, a implementar procesos de digitalización de documentos. Desde el sector bancario o servicios financieros hasta el sector de la salud, este proceso se hará extensivo progresivamente a todos los sectores en poco tiempo.

Aparte del cumplimiento normativo, hay otras razones por las que optar por la digitalización de documentación relevante en un negocio. La primera es que reduce costes y tiempo. Invertir en herramientas de gestión documental para digitalizar documentos ahorra dinero al manejarse la información automáticamente. Escaneando y guardando de forma digital la información relevante, se evita que los trabajadores pierdan tiempo en archivar, clasificar o buscar información necesaria para el día a día entre montañas de papel.

Por otra parte, la acumulación de muchos archivadores, carpetas y documentos sin organizar puede resultar demasiado ineficiente para un negocio. La digitalización de documentos, combinada con una adecuada clasificación de los archivos necesarios en formato físico, permite almacenar archivos de manera organizada para que sean fáciles de encontrar y evitar que se traspapelen, además de ganar espacio en la oficina.

Además, la digitalización de documentos permite el fácil acceso a los mismos por las personas que los necesitan, mejorando la seguridad de la información, siempre que estos archivos estén bien indexados y nombrados.

Epson ofrece una amplia selección de soluciones de digitalización de documentos de alto rendimiento para satisfacer todas las necesidades comerciales, incluyendo escáneres para entornos móviles, de escritorio y cama plana.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Epson.