Ofrecer un mejor servicio público utilizando escáneres documentales
- Productividad
Recopilar y mantener una gran cantidad de información es una tarea desafiante para cualquier entidad gubernamental, ya que procesan, administran y archivan cientos de documentos todos los días. La digitalización de sus documentos a través de escáneres cambia la forma en que brindan servicio público a sus ciudadanos.
Como servidores públicos, las instituciones gubernamentales deben estar equipadas con las herramientas adecuadas para que poder brindar un mejor servicio a los ciudadanos, y hacerles sentir que están trabajando de manera rápida y eficiente cada vez que acuden para realizar cualquier operación.
Dado que la mayoría de los organismos públicos todavía operan utilizando sistemas que emplean métodos de archivo basados en papel, la recuperación de archivos tiende a ser una tarea que consume mucho tiempo. Para agilizar este proceso, algunas oficinas gubernamentales ahora están utilizando modernos sistemas de almacenamiento de documentos que implican escaneo y archivo digital. Con el escaneado y archivado digital de documentos, los archivos ahora se almacenan en un servidor, liberando espacio para la oficina y centralizando todos los registros en una plataforma.
Los registros de las oficinas públicas a menudo incluyen licencias, documentación de recursos humanos, contratos y otros documentos relacionados con el desarrollo de políticas. En el archivo en papel, el personal debe mirar manualmente para localizar estos archivos. Al digitalizar sus registros, los documentos se escanean y se convierten en archivos digitales de fácil búsqueda. Por lo tanto, cada vez que alguien necesita encontrar información, incluso los documentos más antiguos, recuperarlos se puede hacer simplemente con un clic, lo que hace que las transacciones sean más rápidas y mucho menos tediosas.
Emplear el dispositivo de escaneo adecuado es primordial para garantizar que los documentos generados por el ente público se escaneen de forma rápida y clara. Los escáneres alimentados por hojas WorkForce de Epson ofrecen la calidad, la velocidad y la agilidad adecuadas necesarias en la digitalización de archivos para ayudar a las organizaciones gubernamentales a proporcionar un mejor servicio al público.
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