Las pymes están atrapadas en flujos documentales ineficientes que frenan su crecimiento

Las pymes son el motor económico, por lo que mejorar su eficiencia tiene un impacto directo en la economía. Sin embargo, estas organizaciones suelen estar peor posicionadas para adoptar nuevas tecnologías debido a la deuda técnica, recursos limitados y ciclos de renovación más largos.

Las pymes han quedado “atrapadas por tecnología obsoleta”, lo que afecta tanto a los trabajadores como a los equipos de TI. Según un estudio de HP y Quocirca, el 52% de los dice dedicar demasiado tiempo a tareas manuales que podrían automatizarse, el 54% considera que quedarse sin tinta es una gran molestia, y 42% pierde tiempo reformateando documentos para imprimirlos. Estas interrupciones reducen la productividad y afectan especialmente a los trabajadores más jóvenes.

El estudio señala que la Generación Z es la más afectada por la mala tecnología en la oficina, y que este grupo, que representará el 30% de la fuerza laboral en 2030, muestra incluso mayor afinidad por la impresión que generaciones anteriores.

 

La tecnología obsoleta aumenta la carga de TI y los riesgos de seguridad

Aunque la impresión no suele ser una prioridad estratégica, sí genera un impacto operativo significativo. El 70% de los responsables de TI afirma que los problemas de compatibilidad de drivers son un desafío constante, y el 60% asegura que la impresión consume más tiempo de soporte del que debería.

Además, el 69% reconoce que la productividad cae cuando las impresoras dejan de funcionar, lo que confirma que la impresión no se considera estratégica hasta que deja de funcionar.

HP y Quocirca coinciden en que la modernización del entorno documental es clave para mejorar la eficiencia. Las soluciones de impresión inteligente, como impresión en la nube, escaneo a email, formateo automático mediante IA o gestión inteligente de tinta, reducen la fricción y permiten a los empleados mantener su flujo de trabajo sin interrupciones.

El 30% de los trabajadores encuestados afirma haber ahorrado más de una hora por semana gracias a estas herramientas. Este ahorro se traduce en miles de millones de dólares en productividad recuperada.

Además de los beneficios económicos, la impresión inteligente mejora la experiencia del empleado, refuerza la seguridad y proporciona mayor visibilidad a los equipos de TI.

Quocirca concluye que, aunque la presión para adoptar IA es creciente, las pymes deberían revisar primero las tecnologías básicas que sostienen su operativa diaria —como la impresión y los flujos documentales— antes de embarcarse en inversiones más complejas. La consultora sostiene que la modernización de estos procesos puede desbloquear mejoras inmediatas en productividad, seguridad y satisfacción del empleado, y servir como base para futuras iniciativas de automatización e inteligencia artificial.