Digitalización de gastos: la respuesta a los retos financieros de las pymes

Las pequeñas y medianas empresas en España representan el motor de la economía. Conformando el 98,99% del tejido empresarial español, las pymes constituyen una parte significativa del empleo y la producción de nuestro país. Sin embargo, muchas de estas empresas tienen en común numerosos desafíos a los que se enfrentan hoy en la gestión de sus finanzas. Entre ellos, destaca la digitalización parcial de sus procesos, lo que puede dificultar mucho llevar al día y sin errores su contabilidad, así como atender sus responsabilidades fiscales ante el cierre de fin de mes.

En este contexto, Circula analiza los retos principales a los que se enfrentan las pequeñas empresas, así como las características clave con las que han de contar las plataformas de gestión de gastos para que puedan ayudar a las pymes a hacerles frente. Muchas pymes realizan la gestión de sus gastos de forma manual porque consideran que es suficiente. Pero la realidad es que estas tareas suelen llevar mucho tiempo a los profesionales, que han de introducir la información a mano y depender de tener todas sus facturas en papel. Esto puede hacer que cualquier imprevisto, como la ausencia de un ticket o un error en las cuentas, genere grandes quebraderos de cabeza para los empleados, así como desajustes en su contabilidad.
 
La ausencia del uso de plataformas digitales y la dependencia total de los procesos manuales puede desencadenar en fallos a la hora de introducir a mano los datos de factura, al igual que generar pagos duplicados, entre otros percances. Otro problema es el tiempo que dedican los responsables de finanzas de las pymes a estas labores se multiplica si en la revisión de la información encuentran errores a corregir o la gestión de reembolsos. Además, es importante digitalizar los procesos financieros permite a las empresas tener un seguimiento y recopilación de toda su información relativa a sus gastos en tiempo real. En cambio, la dependencia de realizar cuentas sin implementar la tecnología puede desencadenar en problemas de liquidez y de flujo de caja cuando estas no cuadran.

Contar con la ayuda de la tecnología supone a las pequeñas y medianas empresas una notable diferencia de cara a atender sus responsabilidades fiscales y necesidades diarias. En primer lugar, una vez se automatizan los procesos mediante una plataforma, los profesionales dedicados a la gestión de gastos y pagos ahorran hasta un 80% de tiempo. Además, el número de errores operativos o manuales en la contabilización se reducen considerablemente, liberando a los equipos de todo el tiempo que destinarían. Por último, utilizar una plataforma homologada para la gestión de gastos permite a los empleados no tener que acumular recibos en papel, contando con una interfaz que aloja todas las facturas en la nube. Este tipo de soluciones digitales permiten a las pymes estar al día con los impuestos, generando asientos contables automáticos que facilitan la contabilidad de la empresa.