Escala24x7 reduce seis días su ciclo de facturación tras unificar su gestión financiera con Zoho Books
- Casos de éxito
La solución ha permitido unificar la contabilidad regional y centralizar la gestión financiera. Las integraciones API desarrolladas por Innobyte redujeron en seis días el ciclo de facturación. El siguiente paso será la adopción de Zoho Analytics para disponer de indicadores financieros y cuadros de mando unificados.
Escala24x7, compañía especializada en servicios cloud, ciberseguridad, análisis de datos, soporte gestionado y modernización de aplicaciones, ha optimizado sus procesos financieros y administrativos mediante la adopción de Zoho Books como plataforma central de gestión.
La empresa opera desde distintos países de Latinoamérica, Estados Unidos y España, un modelo de negocio que exige procesos homogéneos y una visión unificada de áreas críticas como contabilidad, facturación, tesorería y gestión de cobros.
Antes de la implantación de la solución, la compañía gestionaba la facturación mediante procesos completamente manuales. El equipo elaboraba cada factura utilizando hojas de cálculo y posteriormente trasladaba la información a otros sistemas, una operativa que generaba retrasos, duplicidad de trabajo y mayores probabilidades de error.
Además, cada país utilizaba herramientas y procedimientos distintos, dificultando la consolidación financiera a nivel regional y complicando tareas como las conciliaciones, la gestión de cuentas por cobrar o la obtención de métricas actualizadas. La falta de una visión centralizada también limitaba la capacidad de análisis y de toma de decisiones.
Zoho Books se convierte en el centro de la operación financiera
Para resolver estos desafíos, Escala24x7 implementó una arquitectura basada en el ecosistema de Zoho con el apoyo de Innobyte, partner encargado del proyecto. Dentro de esta estrategia, Zoho Books pasó a convertirse en la plataforma central para la gestión financiera de toda la organización.
La solución permitió unificar la contabilidad regional, centralizar la gestión de clientes y proveedores, administrar condiciones de crédito desde una única plataforma, registrar movimientos contables y asientos específicos y asociar automáticamente cuentas contables a cada factura.
Desde la compañía destacan además la facilidad de uso de la plataforma, señalando que "Zoho es un sistema administrativo contable bastante intuitivo y amigable."
Uno de los proyectos más relevantes del despliegue fue la integración de Zoho Books con el ERP utilizado por la compañía. Para ello, Innobyte desarrolló integraciones API que permitieron automatizar el flujo de información entre ambos entornos.
Gracias a esta integración, las facturas pasan automáticamente desde el ERP a Zoho Books sin necesidad de intervención manual, evitando duplicidades y reduciendo significativamente los tiempos administrativos. Esta automatización permitió acortar el ciclo de facturación en aproximadamente seis días.
La organización también ha mejorado la gestión diaria gracias a diversas funcionalidades integradas. Entre las capacidades más valoradas por los equipos destacan la carga automática de movimientos bancarios, una mayor agilidad en las conciliaciones financieras, la consulta centralizada del estado de pagos y la reducción de gestiones relacionadas con facturas ya liquidadas.
Estas mejoras permiten que los usuarios accedan a información actualizada sin necesidad de consultar directamente los portales bancarios, agilizando el trabajo administrativo y mejorando la coordinación interna.
Zoho Expense refuerza el control de gastos
La estrategia de digitalización financiera de Escala24x7 no se limitó a Zoho Books. La compañía incorporó también Zoho Expense para centralizar la gestión de gastos corporativos y procesos de reembolso.
La solución ha permitido mejorar el control administrativo regional y reducir la cantidad de validaciones manuales necesarias para la aprobación y seguimiento de gastos. Con ello, la organización dispone de una visión más completa de sus operaciones financieras y un mayor control sobre los costes asociados a su actividad.
Tras la consolidación de los procesos financieros, Escala24x7 ya trabaja en una nueva fase de su hoja de ruta tecnológica. La compañía está implantando Zoho Analytics con el objetivo de disponer de cuadros de mando ejecutivos unificados e indicadores financieros en tiempo real.
La iniciativa buscará aprovechar la información generada por Zoho Books y Zoho Expense para transformarla en métricas estratégicas que ayuden a mejorar la toma de decisiones en toda la organización.
