Externalizar la impresión: la clave para entender mejor tu negocio

Por Phil White, director de MPS de Brother y experto en impresión

 

Recurrir a ayuda externa puede ser una forma inteligente de acceder a conocimientos de vanguardia para iniciativas estratégicas, como la transformación digital, la migración a la nube o la creación de una estrategia de IA de primer nivel.

Pero la externalización no es sólo para proyectos de alto nivel. La elección del socio adecuado puede marcar una gran diferencia en áreas menos destacadas, pero de importancia crítica, como la impresión.

Después de todo, la impresión sigue desempeñando un papel fundamental en las empresas. En toda Europa, el 43% de las empresas afirman que los documentos en papel son esenciales para sus procesos empresariales, según muestra un estudio de IDC, mientras que el 28% citan requisitos legales para conservar documentos en papel. Más de tres cuartas partes afirman que necesitan mantener o aumentar la impresión de documentos contables y financieros. 

Así pues, hay buenas razones por las que las grandes empresas, y las no tan grandes, deberían prestar más atención a cómo gestionan sus operaciones de impresión. O buscar un socio de impresión que gestione la impresión por ellos.

Recurrir a un especialista en Servicios Gestionados de Impresión puede ayudar a los ITDM a afrontar retos como la seguridad, eficiencia, sostenibilidad o el cumplimiento de normativas, que afectan a los trabajadores de toda la organización. Además, ofrecen a los responsables tecnológicos una forma de evitar la escasez de personal cualificado y reducir el riesgo, liberando a los expertos internos para que se centren en los problemas de transformación más importantes.

 

Qué esperar de un Servicio Gestionado de Impresión

Al mismo tiempo, la impresión de documentos está en el punto de mira debido a la creciente atención que se presta a la sostenibilidad. Cuando la impresión se gestiona mal, recursos como la energía o el papel, la tinta y el tóner pueden desperdiciarse. Esto supone un claro reto para la sostenibilidad. Pero también es malo para el balance y puede representar un riesgo para la seguridad y la protección de datos.

La externalización o la elección de un socio de impresión puede ayudar en todos estos aspectos. Sin embargo, a menudo se ha enfocado demasiado en las operaciones de la sede central, en lugar de buscar soluciones descentralizadas que se adapten a las crecientes necesidades empresariales de la sociedad actual. 

La falta de conocimientos o recursos de TI en determinadas empresas puede generar algunos problemas cuando la gestión se realiza internamente. La responsabilidad de gestionar y comprar dispositivos o consumibles podría recaer fácilmente en personal poco cualificado. En el mejor de los casos esto puede significar que los consumibles o incluso los dispositivos, se compren con presupuestos de gastos menores, lo que significa que la empresa no está obteniendo la mejor relación calidad-precio. Y lo que es más preocupante: el uso de dispositivos domésticos o la falta de conocimiento de los protocolos de seguridad dejan abierto el riesgo de exposición de datos. El personal puede incluso acabar comprando dispositivos sin marca que pueden representar graves riesgos de seguridad una vez conectados a la red.

La confianza es fundamental. Lo que entendemos por Servicios Gestionados de Impresión, sobre todo para las grandes empresas, es externalizar su infraestructura de impresión y documentos a un proveedor de confianza en todas las sedes de casa y de la oficina.

Con un Servicio Gestionado de Impresión actual, el gasto en impresión se establece a nivel contable en un único punto, lo que hace que los gastos sean mucho más visibles y fáciles de controlar. Pero el uso que hacen los empleados de los recursos de impresión también se vuelve mucho más transparente y, por tanto, gestionable, ya sea asegurándose de que tienen los consumibles adecuados al mejor precio o animándolos a utilizar los recursos de impresión de forma sostenible.

Esa visibilidad de lo que realmente hace el personal también repercute en la seguridad. Un socio de MPS tiene en cuenta toda la infraestructura de impresión, desde las instalaciones de primer nivel, sucursales o incluso equipos que sean necesarios para teletrabajo, disminuyendo el peligro de que se conecten a la red dispositivos aleatorios no aprobados. Y la ventaja es que empiezas a tener más control y la solución es mucho más segura.

Se trata de una preocupación obvia para una empresa con múltiples sedes u oficinas satélite, pero también para consultas médicas u otros centros sanitarios, donde la confidencialidad es fundamental, así como para proveedores de transporte y logística y otras empresas descentralizadas.

Y esa necesidad de confianza se traduce en que quien quiera imprimir una receta o una factura sepa que el dispositivo va a funcionar cuando y como se requiera.

 

Necesitas un socio de impresión en el que poder confiar

Por eso, a la hora de elegir un socio potencial, la prioridad es tener una idea clara de lo que realmente se quiere conseguir. No se trata de TI. La pregunta es “¿cuál es el resultado empresarial que buscas?

A partir de ahí, tienes que encontrar un socio que entienda tu negocio, los resultados que estás tratando de lograr como organización y como departamento de TI, tanto a nivel financiero como operativo.

Cada organización es diferente, y un posible proveedor tiene que entenderlo, en lugar de limitarse a presentar una plantilla prediseñada el primer día. Es importante que se tomen tiempo para ser realmente consultores.

Lo ideal es que te ayuden a descubrir problemas que no sabías que tenías, ya sea que el personal de un departamento pague demasiado por la compra de los consumibles o que los procesos empresariales se vean interrumpidos por una infraestructura ineficiente. Y deberían encontrarle una solución lo suficientemente flexible como para abordar los resultados que se proponen y toda la gama de retos a los que se enfrenta cada organización.

En el caso de Brother, su enfoque MPS está descentralizado desde el principio, con la infraestructura de gestión subyacente alojada en la nube. Además, Brother reconoce que las distintas empresas tendrán necesidades o preferencias de procesamiento de documentos diferentes, por lo que su plataforma MPS es agnóstica en lo que respecta al software de gestión de documentos.

Nuestro enfoque consultivo consiste en comprender la importancia de los documentos para una empresa y cómo pueden alinearse mejor con sus objetivos.

Dicho esto, los clientes no deben tener miedo de buscar un compromiso de MPS en el que el servicio esté vinculado a los objetivos empresariales que intentan alcanzar. Esto podría significar incluso que los proveedores de servicios tuvieran que pagar penalizaciones por no alcanzar los objetivos de la empresa con una solución, ya sea reducir costes o la producción de documentos.

Nadie va a pretender que la impresión acelere las pulsaciones de los líderes tecnológicos del mismo modo que la inteligencia artificial o la robótica. Pero, aunque la impresión no se considere una cuestión existencial para una organización, la satisfacción del cliente, la seguridad de los datos o la mejora de la productividad sí pueden serlo.

Lo importante es el valor del documento.