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Claves para reducir la carga administrativa de tu negocio

  • Productividad

Empleados colaboración

Diariamente nos encontramos con que el exceso de trabajo administrativo consume tiempo esencial que podría ser dedicado a la actividad central de la organización. Pese a que las tareas administrativas son inevitables para el funcionamiento de tu empresa, es posible reducir los excesos con un software de gestión, entre otras medidas.

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Según una encuesta de Adobe, de media, los trabajadores europeos pasan 6,8 horas a la semana dedicados a tareas administrativas que no son su actividad principal, y el 64% acaban trabajando horas extras para lograr completar las tareas. Lo peor es que el 48% de los encuestados confiesa haber perdido negocios debido a tareas administrativas que no tuvieron buenos resultados.

Además de pérdida de tiempo, la carga administrativa supone costes financieros y el deterioro de la relación con el cliente. Para que puedas reducir la carga administrativa y los costes asociados, aumentando la competitividad de tu empresa, es preciso analizar qué tareas administrativas se están llevando a cabo, qué procesos, con qué regularidad y cuánto tiempo consumen. Con un retrato detallado de la situación actual será más fácil implementar cambios. Además, PHC Software ofrece una serie de consejos para evitar el exceso de trabajo administrativo que retrasa a tu empresa:

Automatiza procesos con un software de gestión

El funcionamiento diario de tu empresa se basa en procesos rutinarios para alcanzar determinados resultados. Muchas tareas no requieren de intervención humana y podrán ser optimizadas con un software de gestión ERP, que no solo lograría automatizar tareas que hacen que actualmente pierdas tiempo, sino que agiliza todo el proceso para que tus trabajadores sepan lo que deben hacer en cada momento. En consecuencia, cuanto más automáticos son estos procesos, más tiempo ahorrarás en este tipo de tareas.

Divide la carga administrativa

La mayoría del trabajo administrativo, cuando se realiza internamente, recae siempre en los departamentos financiero, administrativo y de recursos humanos, donde se procesan tareas asociadas a la facturación, introducción de gastos u órdenes de compra, entre otras responsabilidades. Sin embargo, lograrás aliviar esta carga administrativa si divides algunas de las tareas entre varios empleados con herramientas self-service, haciendo a cada trabajador responsable de registrar sus gastos, vacaciones o faltas, por ejemplo, solo siendo necesario una validación posterior en un proceso que es mucho más ágil que un registro centralizado. Las herramientas de self-service son también una forma de dar autonomía a tus trabajadores, lo que se traduce en una mayor motivación y vínculo con la organización, mayor productividad y satisfacción.

Apuesta por la digitalización

Las impresiones y envíos de documentos por e-mail son algunas de las tareas administrativas que más tiempo consumen. Para contrarrestar esta tendencia, apuesta por una estrategia para hacer que el proceso de gestión de documentos sea más eficiente, empezando por la digitalización. Conserva digitalmente los diferentes archivos y, con el apoyo de herramientas de gestión, procede a la indexación, clasificación y asociación de cada uno de ellos al proyecto respectivo, reunión u otros registros. De esta forma, todo será más sencillo en la gestión diaria de la empresa.

Considera el outsourcing

Pondera la delegación de algunas tareas administrativas en agentes externos o outsourcing, concentrando tus recursos internos en las actividades principales de la empresa. Sin embargo, aunque el outsourcing implica menos carga administrativa y el apoyo de empresas especializadas en la actividad a delegar, tiene como principales desventajas la pérdida de control de la ejecución de las tareas y de confidencialidad. Pondera, frente a tus necesidades, cuál es la mejor opción para tu negocio: asegurar el trabajo administrativo internamente o avanzar al outsourcing.

Agiliza el cumplimiento de las obligaciones legales

Evalúa cuál es la forma más rentable, en términos de carga administrativa, para el cumplimiento de la legislación. En el caso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), por ejemplo, el software de gestión te concede un apoyo sólido para cumplir con la normativa de forma más rápida, al filtrar la información personal de la base de datos de la empresa, por ejemplo.