La digitalización de documentos es clave para el sector legal (I)
- Productividad
Según diversos estudios, los bufetes de abogados están confiando cada vez más en la tecnología. Para ellos es preciso contar con escáneres que permitan escanear, digitalizar y almacenar todos los documentos para facilitar el acceso a los empleados autorizados, y que estos puedan verlos rápida y fácilmente desde cualquier lugar.
Tendemos a pensar que los despachos profesionales, especialmente los del sector legal, siguen llenos de pilas de papel, recurriendo a procesos manuales heredados y enfrentándose a dificultades para adaptarse a las nuevas tecnologías. El hecho de que todavía dependan mucho de los documentos físicos y de cumplimentar archivos a mano hace que la modernización de sus procesos resulte difícil. Sin embargo, los bufetes de abogados están confiando cada vez más en la tecnología.
Cuando pensamos en un despacho de abogados, nos imaginamos el típico espacio lleno de papeles, con estanterías cargadas de expedientes, etc. Pero es evidente que estos despachos necesitan acceder fácilmente a sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar para ser más eficaces. De hecho, con la irrupción del teletrabajo como consecuencia de la pandemia del coronavirus, garantizar ese nivel de acceso a todos los empleados se convirtió en una prioridad de la noche a la mañana.
En este sentido, es clave contar con escáneres que permitan escanear, digitalizar y almacenar todos los documentos para facilitar el acceso a los empleados autorizados, y que estos puedan verlos rápida y fácilmente desde cualquier lugar. Y es que la digitalización no es solo una solución rápida a un problema concreto de los bufetes de abogados, sino que ofrece una oportunidad a más largo plazo para adoptar una auténtica transformación con beneficios tangibles.
Las tareas que antes exigían muchas horas de trabajo al personal de back-office –como la gestión de miles de contratos de arrendamiento o la búsqueda de precedentes relevantes en cientos de documentos jurídicos–, ahora pueden completarse rápidamente, mejorando la productividad general de los despachos y reduciendo el tiempo dedicado a la administración y las horas no facturables.
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