Cómo llevar las comunicaciones por voz a la nube
- Comunicaciones
El ritmo de migraciones de soluciones de centralitas tradicionales a soluciones de voz en la nube no para de aumentar, y para 2020 se prevé que la mayoría de los servicios de comunicaciones empresariales se prestará desde la nube. Es fundamental elegir una opción que se adapte a las necesidades de cada organización a medio y largo plazo.
Hablamos constantemente de que las empresas deben transformarse para adaptarse, no solo al nuevo cliente digital, sino también al nuevo empleado. La nube aparece como la clave de esa transformación, ya que confiere a las compañías la agilidad necesaria para atender dichas demandas, y las comunicaciones, como base estructural del negocio, también deben estar en la nube.
Cualquier solución en la nube, por definición, proporciona una mayor flexibilidad y productividad, sin necesidad de grandes inversiones, pero, dado el número de soluciones de voz en la nube disponibles en el mercado, la elección de la que mejor se adapte a las necesidades y forma de trabajo de una empresa puede convertirse en una tarea ardua. Y es que no todas son iguales en cuanto a funcionalidad, flexibilidad, sencillez, disponibilidad o seguridad. La solución idónea dependerá, además de todas esas cuestiones, del tamaño de la compañía y de sus necesidades concretas de comunicaciones. Según un artículo de A un Clic de las TIC, a la hora de elegir es importante prestar atención a las siguientes consideraciones:
--Funcionalidades de voz. Hay que tener claras las funciones de la centralita que se usan habitualmente y sin las que el negocio se resentiría, para asegurarse de que la solución de voz en la nube escogida disponga de ellas. De nada le servirá a una empresa disponer de nuevas funcionalidades si no cuenta con las que realmente necesita.
--Gestión y configuración. Hay que decidir qué tareas de gestión se quieren externalizar, si todas o parte de ellas, porque este aspecto determinará la elección. Ello requiere analizar variables como la capacidad del área de TI de la empresa, o si se cuenta con un mapa de proveedores de comunicaciones y TI complejo o si, por el contrario, hay un servicio de ventanilla única con un único proveedor. Decantarse por este último suele ser lo más adecuado para empresas de tamaño medio que no disponen de grandes departamentos de TI.
--Movilidad. Un objetivo clave de las soluciones de comunicaciones en la nube es que faciliten una experiencia de trabajo en movilidad completa para los empleados, con acceso desde cualquier dispositivo a las mismas herramientas y funcionalidades que tiene un usuario en la oficina. Es importante valorar también que los usuarios móviles se puedan integrar completamente en la red de voz de la empresa; que los servicios de voz funcionen a través de una combinación de redes fijas, inalámbricas y móviles; y eue los usuarios móviles tengan un número único para sus dispositivos fijos y móviles, y puedan disponer de él en el extranjero.
--Escalabilidad y flexibilidad. Es crítico que la solución permita crecer y decrecer al ritmo que la empresa necesite y sin sufrir penalizaciones por ello, y no que sea la empresa la que tenga que adaptarse a soluciones rígidas que en ocasiones están sobredimensionadas y en otras se quedan cortas.
--Seguridad y niveles de servicio. La ventaja principal de las soluciones cloud es que permiten liberarse del espacio físico que ocupan los elementos hardware, así como de los gastos directamente relacionados con su funcionamiento, cuestiones que pasan a ser responsabilidad del proveedor de servicios en la nube. En lo relativo a la garantía de calidad del servicio, hay que tener claro el mínimo que se quiere exigir al proveedor de la solución.
--Herramientas de colaboración. Son fundamentales para empresas con múltiples sedes que tienen una alta proporción de trabajadores móviles o remotos que necesitan colaborar desde distintas ubicaciones. Estas herramientas de colaboración incluyen salas de reuniones virtuales para celebrar multiconferencias, videoconferencias, compartición de archivos y escritorio, etc. Además, son funcionalidades muy útiles para conseguir la flexibilidad laboral: el teletrabajo es mucho más sencillo con las comunicaciones unificadas.
