Más de la mitad de las pymes en España siguen gestionando facturas a mano

El 29 de julio de 2025 venció el plazo para que fabricantes y desarrolladores de software de facturación adaptarán sus programas a los requisitos técnicos del reglamento de la Ley Antifraude. A partir de ahora, solo se podrá comercializar software certificado y conforme al sistema Verifactu, que garantiza la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Este cambio marca el inicio de la transición definitiva hacia la factura electrónica obligatoria recogida en la Ley Crea y Crece, que culminará en 2026.

La nueva normativa obliga a todas las empresas a actuar con urgencia, estén donde estén en su proceso de digitalización. Sin embargo, datos de Pleo ponen de manifiesto que solo el 46% de las empresas españolas asegura gozar del nivel de digitalización deseado y más de la mitad de las pymes sigue gestionando facturas a mano.

Los equipos dedican una media de 10,5 horas al mes únicamente a procesar facturas, lo que supone un lastre para los equipos y su productividad. El 94% de los equipos ha recibido facturas duplicadas y el 31% admite haber pagado dos veces una misma factura.

Por otra parte, aunque el 68% espera que la factura electrónica les libere tiempo y recursos, solo el 57% de las empresas dice conocer bien la norma, siendo la falta de formación el principal freno para el 48%.  

 

¿Qué va a pasar con la nueva norma?

La facturación electrónica pondrá orden en procesos hoy dispersos entre correos, carpetas y hojas de cálculo. Así, las compañías deberán emitir y recibir sus facturas por medios electrónicos y con trazabilidad de extremo a extremo. La entrada en vigor será progresiva según la Agencia Tributaria, 1 año para empresas que facturen más de 8 millones de euros y 2 años para el resto—, pero no conviene esperar a la última semana.

La nueva facturación electrónica permitirá un flujo continuo - recepción, validación, aprobación, pago y archivo- y cada paso quedará trazado y auditado. Esto se traduce en un riesgo operativo menor, al haber menos duplicados, menos reasignaciones de trabajo y menos cargos por demora. Asimismo, se ganará en mayor velocidad de aprobaciones, se conseguirán cierres de mes más rápidos con menos persecución de facturas olvidadas lo que implicará una mejor visibilidad de caja para planificar pagos.

“La factura electrónica no es solo cumplir una norma: es la excusa perfecta para arreglar procesos que hoy consumen tiempo y dinero. Las compañías que se adelanten llegarán a la fecha límite con una estructura más ágil y con mejor control del efectivo”, explica Álvaro Dexeus, director de Pleo para el Sur de Europa.

Prepararse para la factura electrónica no implica cambiarlo todo de golpe, sino llegar a la fecha tope con un sistema probado y adaptado. Las empresas que aún trabajan de forma manual deben dar el salto a herramientas que cumplan con la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu, garantizando la trazabilidad de cada factura. Y quienes ya cuentan con un software deben verificar que esté adaptado; de no ser así, actualizarlo o sustituirlo será clave para evitar incumplimientos y sanciones.