Claves para evitar los riesgos a los que están expuestos los certificados digitales

Toda empresa y/o autónomo tiene la obligación de comunicarse telemáticamente con la administración a través de certificados digitales. Asimismo, cada día es más común realizar negocios jurídicos de forma online en el ámbito privado, siendo imprescindible el uso de los certificados digitales, ya que garantizan la identidad del usuario. Sin embargo, a medida que se incrementa su uso, crecen los delitos de suplantación de identidad y fraude digital.

Por otra parte, muchas compañías, aun creyendo estar adaptadas a la normativa de protección de datos, han pasado por alto incluir los certificados digitales en los tratamientos de datos de carácter personal, pero pueden ser sancionados por el incumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos, cuyas sanciones pueden llegar a alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global de la compañía infractora.

Son varios los riesgos a los que están expuestos los certificados digitales, y Camerfirma da las claves para evitarlos:

--Obtención de certificados. En muchas ocasiones, se acude a diversas páginas en Internet para obtener el certificado electrónico. El problema comienza cuando se accede a páginas fraudulentas que simulan ser oficiales y confunden a los usuarios. Es importante que el usuario solo adquiera certificados digitales de prestadores de servicios de confianza, quienes garantizan la idoneidad del certificado y la validez del mismo.

--Entrega del certificado digital a terceros. Muchas empresas se ven desbordadas por la cantidad de gestiones telemáticas que deben realizar y, por esta razón, deciden contratar a terceros que las realicen en su nombre, para, posteriormente, hacerles entrega de sus certificados digitales. El empresario asume el riesgo, en muchos casos, de no controlar para qué se utiliza el certificado y/o desconocer las medidas de seguridad que utiliza el despacho o la gestoría, pero puede minimizar los riesgos mediante la firma de un contrato de prestación de servicios en el que se le den instrucciones claras al proveedor sobre el uso de la firma y exista una cláusula de acceso por cuenta de terceros donde se regule el tratamiento de los datos y el tipo de medidas de seguridad que está obligado el proveedor a implantar.

--Guardar el certificado digital. El desconocimiento de estas tecnologías hace que los usuarios no sepan cómo gestionarlas. Por eso, es importante crear políticas sobre dónde guardar los certificados, y que, en el caso que no se cuente con un servicio de centralización de firmas, el uso de los certificados se haga siempre desde un ordenador principal, del que hagan uso el menor número de personas posible para evitar riesgos. Es importante no dejar el certificado almacenado en un pendrive o en un disco duro y, si es así, que se disponga de una contraseña para poder acceder al archivo.

--Caducidad de los certificados digitales. La gran cantidad de documentos y certificados que necesita una empresa hace que sea muy complicado llevar al día todos los permisos y fechas. Esto puede generar situaciones de incumplimiento de plazos, que pueden derivar en incrementos de costes para la empresa. Se recomienda crear un calendario o inventario con fechas y anotaciones que avisen automáticamente de las gestiones que se deben realizar.

En suma, un certificado electrónico es un documento que tiene un gran valor y que se debe custodiar con sumo cuidado. Para ello, existen herramientas, como la firma electrónica en la nube de Camerfirma, que se caracteriza porque el certificado digital se aloja en un servidor seguro (HSM) y el usuario accede a él cuando quiere firmar un documento digitalmente, previa autenticación de su identidad de manera robusta. Así, el certificado nunca está en manos del propietario del mismo, sino que este accede a él cuando lo requiere, autenticándose sin necesidad de instalar ningún certificado ni software en el dispositivo desde el que se efectúa el trámite.

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