Cómo optimizar la compra de equipos tecnológicos en entornos híbridos

Antes de la pandemia de coronavirus, el 58% de los encuestados trabajaba en la oficina a tiempo completo, mientras que el 36,5% tenía un modelo híbrido o teletrabajaba. Ahora, el 21% trabaja en la oficina y el 73% desempeña sus tareas desde casa a tiempo completo o compaginando trabajo presencial y trabajo en remoto. Este trabajo híbrido hace que los responsables de compras tengan ciertas dudas sobre quién es el responsable de abastecer, comprar, gestionar y mantener los equipos que necesitan sus empleados para hacer su trabajo. Según el Marco del Acuerdo de la UE sobre el trabajo remoto, los responsables de las empresas deben encargarse de proporcionar, instalar y mantener los equipos, salvo en aquellos casos en los que los empleados utilicen sus propios equipos. Por ello, el 80% de los encuestados considera que su empresa debe proporcionar una impresora o un escáner para trabajar desde casa. Sin embargo, sólo el 25% de las empresas lo ha hecho. Tres cuartas partes de los empleados que trabajan en remoto reconocen que utilizan una impresora que ellos mismos han comprado antes o durante la pandemia, y casi un 60% utiliza su propio escáner. 

Presentar las compras de los equipos como gastos ocasionados por el teletrabajo hace que exista el riesgo de que algunos hayan gastado lo mínimo necesario para realizar el trabajo. Pero también habrá varios empleados que utilicen equipos que han comprado a través de los canales habituales de compras de soluciones tecnológicas. Asimismo, es probable que unas máquinas se adapten mejor que otras a ciertas tareas y, como consecuencia, puede generarse una disparidad en el rendimiento de los equipos y en el de los empleados. Que los empleados que trabajan en casa y adquieren los equipos que necesitan, sin tener en cuenta la política de compras de su empresa, hace que nos planteemos quién asume el coste y controla los volúmenes de impresión y los pedidos de consumibles. La compra descentralizada de equipos y consumibles como gastos derivados del teletrabajo aumenta la carga administrativa de la empresa, al igual que ocurre con los costes y riesgos que son producto del mal funcionamiento o del mantenimiento de los equipos. Las empresas tienen que preocuparse de ciertos detalles, evaluar qué equipos utiliza su personal y considerar cómo deben tomar las decisiones de compra de estos equipos para todos los trabajadores, independientemente de su ubicación.

Para evitar los inconvenientes que conlleva el uso de equipos propios por parte de los empleados, es necesario apostar por una política estratégica de compras para instalar, supervisar y gestionar los dispositivos de forma remota. Un programa de Servicios Gestionados de Impresión puede facilitar y rentabilizar la adquisición de los equipos que van a estar en diferentes ubicaciones. Y es que, en lugar de limitarse a gestionar los presupuestos y los recursos en varias ubicaciones y en una gama diversa de equipos, este programa aporta coherencia y transparencia al supervisar todas las impresoras del parque de impresión, optimizando la infraestructura de impresión para mantener los índices de calidad y seguridad. Además, reduce los gastos derivados del teletrabajo, ya que responde a las alertas automáticas de sustitución de consumibles, y envía los cartuchos cuando se necesitan, ya sea a la oficina o directamente al domicilio del empleado que está trabajando en casa.

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